W poprzednim artykule przybliżyłem temat priorytetyzacji. Zacząłem od niego, ponieważ zarządzanie kolejnością wykonywania przez nas działań i wysuwanie na pierwszy plan najważniejszych zadań jest bezpośrednio powiązane ze zwiększeniem produktywności.
Priorytetyzacja jest kluczową umiejętnością każdego lidera. Jest ona szczególnie konieczna do opanowania przez menadżerów średniego i wysokiego szczebla oraz kierowników projektów.
Natomiast nie ulega wątpliwości, że nawet najlepiej zaplanowane rzeczy nie będą mogły zostać zrealizowane w środowisku, które nie daje możliwości bycia produktywnym.
Dane dotyczące produktywności
Właścicieli firm, które nie zdążyły przejść chociaż szczątkowej transformacji cyfrowej i nie zapewniają pracy zdalnej, nie ucieszą dane pochodzące z większości badań. Okazuje się bowiem, że:
najbardziej efektywni pracownicy w czasie dnia pracy osiągają szczyt produktywności na poziomie 60%. W dodatku tylko, gdy pracują z domu.
W głównej mierze, dzieje się tak dlatego, że nasze biura nie są przystosowane do tego, byśmy mogli pracować efektywnie. Otwarta przestrzeń, częste spotkania, wszechobecny hałas, dzwoniące telefony, wideokonferencje, ludzie chodzący za plecami lub zaczepiając nas, by do zadawać nam jedno szybkie pytanie to tylko nieliczne rozpraszacze.
Okazuje się, że pracownikom w biurach przerywa się pracę średnio co 3 minuty i 5 sekund! Gdy pracownik jest rozproszony, ponowne pełne skupienie na zadaniu zajmuje mu średnio 23 minuty.
Oznacza to nic innego niż to, że:
pracownicy wykonują jedynie 3 minuty pracy na każde 26 minut spędzonych w biurze.
To wręcz nieprawdopodobne. Nic więc dziwnego, że w innym badaniu możemy znaleźć informację, że aż:
65% pracowników jest bardziej produktywnych w okresie wakacji.
Powód jest prosty. To dlatego, że większość ze współpracowników jest wtedy na urlopie, a ilość czynników zakłócających drastycznie maleje.
Ponadto wielozadaniowość może zmniejszyć produktywność pracowników nawet o 40%.
Pozwól pracować zdalnie
Od 2023 roku, w przestrzeni publicznej coraz częściej słychać głosy, że firmy i organizacje planują powracać do biur. Rozumiem, że ktoś je wybudował, potem ktoś w nie zainwestował i ogólnie wydano dużo pieniędzy. Czy to jednak dobre rozwiązanie z punktu widzenia samej organizacji?
Według Inc.com 9 na 10 pracowników, którzy obecnie pracują zdalnie, planuje to robić przez resztę swojej kariery.
Dlaczego więc firmy decydują się zabierać swoich pracowników z pracy zdalnej? Wydaje się, że ma to swoje korzenie w potrzebie zwiększenia ich efektywności poprzez kontrolę. Tak jak wcześniej wspomniałem, nawet najbardziej wydajni pracownicy osiągają produktywność na poziomie 60%. Nieproduktywni pracownicy spędzają w czasie pracy dodatkowo:
- 1 godzinę i 5 minut na czytaniu wiadomości (ze świata i nie tylko),
- 44 minuty w mediach społecznościowych,
- i, co bardzo ciekawe, 26 minut na szukaniu nowej pracy.
Nic więc dziwnego, że firmy próbują wyjść z tej sytuacji. Wydaje się jednak, że problem jest bardziej złożony, a wzmocnienie kontroli nie jest dobrą drogą do osiągnięcia sukcesu. Takie posunięcie może zaszkodzić zaangażowanym i oddanym pracownikom, którzy są w zdolni być nawet 8 razy bardziej produktywni niż przeciętni pracownicy.
Spadku zaangażowania w pracy należy szukać w źródle stresu, na które wedle serwisu Dynamic Signal składaj a się:
- niskie morale (34% pracowników),
- opóźnienia/awarie w realizacji projektów (44%),
- utrata sprzedaży (18%)
- i niezrealizowane cele wydajnościowe (25%).
Według American Institute of Stress – 12% pracowników wzięło zwolnienie lekarskie z powodu stresu odczuwanego w miejscu w pracy.
Raport „Stress in the Workplace” wskazuje, że:
choroby związane ze stresem kosztują firmy od 200 do 300 miliardów dolarów rocznie w postaci utraconej produktywności.
To w głównej mierze złe miejsce pracy jest przyczynkiem wcześniej wspominanych zachowań.
Wracając jednak do pracy zdalnej, dane dotyczące produktywności jednoznacznie wskazują na jej przewagę nad pracą w biurze.
- 66% pracowników uważa, że są bardziej produktywni, gdy pracują z domu.
- 76% pracowników chce mniejszej ilości czynników rozpraszających i niepotrzebnych interakcji ze strony współpracowników.
- 70% badanych chce zmniejszyć stres związany z dojazdami do pracy. Jak pokazują inne dane zebrane przez Auto Insurance Center: „Osoby dojeżdżające do pracy spędzają rocznie około 100 godzin na dojazdach, z czego 41 godzin, stojąc w korkach”.
Zadowolenie pracowników przełożyć się może na jednoznaczne korzyści finansowe dla organizacji. Według Global Workplace Analytics typowa firma może zyskać około 11 000 USD rocznie na każdym pracowniku, który przynajmniej przez część czasu pracuje z domu.
Najlepszym sposobem na wykorzystanie naszych biur jest zrobienie z nich w większości przestrzeni do kreatywnej i zespołowej pracy. Oczywiście należy też pozostawić przestrzeń do pracy dla tych osób, które nie chcą lub nie mogą pracować zdalnie (ale tę decyzję powinniśmy zostawić im).
Zapewnij dobre miejsca do współpracy
Ilość dystraktorów pochodzących od innych ludzi sprawiła, że obecnie według HubSpot aż:
86% pracowników woli pracować samodzielnie, niezależnie od tego, czy pracują w domu, czy w biurze.
Pracownicy twierdzą, że gdy mogą spędzać mniej czasu z innymi ludźmi, mniej rzeczy ich rozprasza. Dzięki temu są dużo bardziej efektywni oraz potrafią skupić się na swojej pracy. Warto zauważyć, że nie jesteśmy jednak w stanie prowadzić złożonych projektów w pojedynkę, nawet gdy pracujemy zdalnie. Do tego potrzebne są całe zespoły ludzi o różnych kompetencjach.
Ze względu na różne style pracy, 46% osób postrzega pracę zespołową jako niezwykle trudną.
Aby zespoły dobrze funkcjonowały i były produktywne, muszą przede wszystkim:
- Potrafić komunikować się ze sobą (o czym pisałem w artykule „Najwięcej osiągają ci, którzy potrafią rozmawiać z ludźmi”).
Według raportu McKinsey dobrze zgrane i umiejące się komunikować zespoły, odnotowują wzrost swojej produktywności aż o 20‑25%.
- Mieć konkretne i przejrzyste cele, które mogą być realizowane przez ludzi w organizacji (te dla firmy znajdziesz w artykule „7 mądrych celów, które możesz wyznaczyć w swojej organizacji”).
79% pracowników jest bardziej zaangażowanych, gdy mają w pracy autonomię. Dodatkowo cechują się wówczas zwiększoną odpowiedzialnością oraz efektywnością. Autonomia zwiększa dodatkowo produktywność średnio o 5,2%.
- Pełnić jasno zdefiniowane role wraz z zakresem odpowiedzialności (więcej o obszarach odpowiedzialności, definiowaniu ról i strukturach wsparcia pisałem w artykule wspomnianym wyżej)
Według Gartnera 9% ankietowanych pracowników czuło się bardziej produktywnych przy mniejszym nadzorze.
- Umiejętnie zarządzać pracą i terminami według priorytetów, a także dzielić się zadaniami i delegować je. Pisałem o tym w poprzednim artykule.
85% osób przyznaje, że nie wie, jak ustalać priorytety.
- W odpowiedni sposób, np. za pomocą krytycznego myślenia, przetwarzać informacje.
Stanford Research Institute International w swoich badaniach dowiódł, że w 75% to kompetencje ludzkie odpowiadają za odniesienie sukcesu, w porównaniu do 25%, jeżeli chodzi o umiejętności techniczne.
- Co ważne mieć przyjazne środowisko do współpracy.
Ostatni punkt ma szczególne znacznie, ponieważ środowisko, jakie oferują nasze organizacje, wpływa bezpośrednio na zaangażowanie pracowników w wykonywane przez nich działania.
Zaangażowani pracownicy są o 21% bardziej produktywni.
Dzięki wysokiemu zaangażowaniu pracowników zespoły zyskują dodatkowo:
- 41% redukcji absencji,
- i 59% mniej rotacji.
Zmniejsz ilość spotkań do minimum
Badania opublikowane na łamach Harvard Business Review pokazują, że:
70% spotkań powstrzymuje pracowników od wykonywania produktywnej pracy.
Od 2020 roku, dzięki pracy zdalnej, średnia długość spotkań w firmach spadła o 20%, jednak liczba spotkań, w których uczestniczy pracownik, wzrosła średnio o 13,5%. Ponadto nowi menedżerowie odbywają prawie o jedną trzecią więcej spotkań niż ich doświadczeni koledzy.
Inne badania nie zostawiają suchej nitki na firmowych spotkaniach. W związku z tym, że jest ich za dużo:
- 91% pracowników podczas spotkań nie skupia się na nich, lecz buja obłokach,
- 39% pracowników przyznało się, że zasnęło podczas spotkania,
- 96% osób opuściło co najmniej jedno „obowiązkowe” spotkanie,
- 73% osób pracuje nad swoimi zadaniami podczas spotkań, zamiast aktywnie w nich uczestniczyć,
- 50% pracowników uważa spotkania za stratę czasu,
- 89% pracowników skarży się na „nieefektywne lub źle zorganizowane spotkania”.
Drastyczne cięcie ilości spotkań może nie tylko zmniejszyć naszą niechęć do pracy z innymi członkami zespołów, ale także bezpośrednio wpłynąć na produktywność.
Redukcja spotkań o 40% zwiększa produktywność pracowników o 71%.
Może warto więc rozważyć wprowadzenie w organizacji idei dnia (lub nawet dni) bez spotkań.
MIT Sloan stwierdził, że gdy zaplanowano dwa dni bez spotkań w tygodniu, produktywność pracowników wzrosła o 71%. Stało się tak dlatego, że czuli się oni bardziej upoważnieni do zajmowania się pozycjami, które znajdowały się na ich listach zadań do wykonania. Dzięki temu mogli skupić się na ich priorytetyzacji i rzeczach naprawdę ważnych.
Praca asynchroniczna
Kolejnym wartym uwagi krokiem jest skupienie się na pracy asynchronicznej. Chociaż nazwa brzmi bardzo technicznie, to, co się za nią kryje, jest o wiele prostsze, niż się wydaje i robimy to każdego dnia. Komunikacja asynchroniczna to dowolna komunikacja pomiędzy osobami, która nie wymaga od nich przebywania w tej samej przestrzeni fizycznej i/lub komunikowania się dokładnie w tym samym czasie.
Przykładem komunikacji asynchronicznej mogą być firmowe komunikatory lub poczta e‑mail. Prowadząc dialog ze współpracownikiem, nie oczekujemy, że odpowie on zaraz po tym, jak zadamy mu pytanie. Zamiast tego odpowie, kiedy tylko będzie w stanie.
Dzięki takiemu podejściu skoncentrujemy się na naszych głównych zadaniach. Dodatkowo będziemy mieć odpowiednio dużo czasu skupienia, a odpowiemy innym osobom, wtedy, kiedy znajdziemy na to odpowiednią przestrzeń.
Dodatkowo wedle badania przeprowadzanego przez GitHub:
Jedynie 3% ankietowanych woli komunikację werbalną niż pisemną. Tylko 12% uważa, że miało problem w przyciągnięciu uwagi innych poprzez komunikację asynchroniczną.
W innym badaniu zapytano samych pracowników, co sądzą o swojej produktywności. Wyniki były bardzo zaskakujące.
Tylko 7% pracowników czuje się produktywnych w miejscu pracy. Ich nieproduktywność wynika z faktu, że większość dnia pracy spędzają rozproszeni.
Zanurzając się w inne dane i badania, możemy znaleźć jeszcze więcej zalet takiej pracy.
- 61% pracowników twierdzi, że komunikacja asynchroniczna zapewnia lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym,
- a 35% pracowników uważa, że praca asynchroniczna zapewnia bardziej konkretną i mniej rozpraszającą komunikację.
Niestety nie wszystkim firmom dane jest korzystać z dobrodziejstw takiej formy współpracy.
58% osób twierdzi, że ich firma nie ma narzędzi wspierających pracę asynchroniczną.
Jeżeli w naszych organizacjach nadal będziemy skupiać się na tym, by większość naszych zadań realizować w standardowy sposób, nie zwiększymy produktywności. Jeśli uważamy, że zaczepienie kogoś, żeby zadać mu pytania, jest lepsze niż praca asynchroniczna, zwróćmy uwagę na wcześniej przytaczane dane dotyczące kosztów rozproszenia takiej osoby. Dodatkowo warto mieć na uwadze, że tylko 6% pracowników stwierdza, że przygotowanie do komunikacji asynchronicznej zajmuje im więcej czasu niż zaplanowanie/przeprowadzenie spotkania.
Podsumowanie
Czytając te wszystkie rady, nie sposób oprzeć się wrażeniu, że organizacja może stać się przez ich wdrożenie mniej ludzka. Jednak zupełnie nie o to w tym chodzi. Zmiana funkcjonowania naszych organizacji ma przede wszystkim przynieść benefity człowiekowi i jego stawiać na pierwszym miejscu. Ma podnieść komfort pracy, zmniejszyć stres, zwiększyć zaangażowanie czy poprawić jakość łączenia pracy z życiem osobistym.
Wprawdzie jako ludzie powinniśmy pracować w maksymalnym skupieniu, ale nie możemy zapominać o ogromnej potrzebie budowania relacji z innymi osobami. Dlatego znajdźmy do tego specjalne, przeznaczone miejsce, przestrzeń i czas tak, aby w pełnym skupieniu dać odpowiednią ilość uwagi drugiemu człowiekowi, który na to zasługuje.
Źródła i materiały uzupełniające
https://hbr.org/2022/03/dear-manager-youre-holding-too-many-meetings https://www.getclockwise.com/blog/implement-a-no-meeting-day https://www.berkshireeagle.com/business/allen-harris-its-not-a-no-meeting-day-iis-a-get-stuff-done-day/article_08e9ab9c-d3cb-11ed-8d33-ffd21e4e3a76.html https://www.apollotechnical.com/employee-productivity-statistics/ https://www.flexjobs.com/employer-blog/asynchronous-vs-synchronous-communication-remote-work-teams/ https://about.gitlab.com/company/culture/all-remote/asynchronous/ https://www.zippia.com/advice/productivity-statistics/ https://quixy.com/blog/employee-productivity-statistics/ https://financesonline.com/productivity-statistics/ https://www.formstack.com/blog/workplace-productivity-statistics
Nie dość, że napisałeś tak kosmicznie dobry artykuł o priorytetyzacji to jeszcze teraz produktywność. Dzięki Ci za to! Te liczby o tym, że przeszkadza się w biurze co 3 minuty na początku przyjęłam z przymrożeniem oka, ale im dużej o tym myślałam tym bardziej zaczęłam się zastanawiać jak to jest u nas w firmie. I zdecydowanie masz rację. Co chwila coś ktoś od kogoś potrzebuje i o coś pyta. Nawet nie tyle rozpraszają mnie osobiście, co inne osoby w pokoju, a to z kolei rozprasza i mnie. Czasem jak mam zrobić jakieś trudne wyliczenia to przyprawia mnie to aż o ból głowy. Dobrze, że raz na jakiś czas możemy pracować zdalnie, ale to zdecydowanie za mało. Wróciliśmy do biur głównie dlatego, że część personelu zupełnie nie doceniała tego czym jest praca zdalna. I babki z naszego działu opowiadały, że nie mogą się skupić na pracy i gotują, zmywają, sprzątają etc. I przez garstkę takich osób firma zdecydowała się byśmy powrócili wszyscy do biur. Setki osób przez garstkę ludzi. Zamiast zmienić ludzi by byli dopasowani do firmy zmieniło się firmę dla paru z nich. Może to taka smutna rzeczywistość. Szkoda, że nie siedzę w IT, może wtedy byłaby szansa w przyszłości współpracować.
W swoim newsleterze piszesz zawsze – “Dzięki, że to czytasz”. A to raczej ja powinnam powiedzieć – dzięki, że to piszesz i dzięki, że mogę to czytać.
Pełna zgoda Karola. U mnie było podobnie, tylko to było raczej widzimisię zarządu. Nagła decyzja powrotu do biur, bo oni nie mogli się w domach skupić. Była bardzo duża rotacja przez to. W tym i moja. Teraz mam pracę gdzie mogę pracować zdalnie bez ograniczeń czasowych i czuję się tak, że odzyskałam kontrolę nad podziałem pomiędzy prywatnym życiem a pracowym. Kończę swoje zadaania zdecydowanie wcześniej
Dzięki Monika za komentarz. Cieszę się, że możesz teraz pracować w taki sposób, że jesteś zadowolona ze swojej produktywności.
Dzięki Karola. Niestety też spotkałem się z takim podejściem do pracy zdalnej. I firmy przez takie zachowania zmieniły swoją kulturę, zamiast dalej być sobą i przyciągać tych najlepszych.
alez te dane podnosza jakosc wypowiedzi
Bardzo dziękuję!
Czekam aż pewnego dnia wydasz książkę z tymi wszystkimi rzeczami, o których piszesz
Wydałem obecnie dwa e-booki. Mini podręcznik przedsiębiorcy i Zrozumieć cyberbezpieczeństwo. Serdecznie zapraszam do pobrania.
Ja bym powiedziała nawet że o 100% 😀
Dni bez spotkań to moje ulubione.
choroby związane ze stresem kosztują firmy od 200 do 300 miliardów dolarów rocznie w postaci utraconej produktywności.
Ten stres, który odczuwałem w miejscu pracy to myslalem, że mnie wykończy. Ciągła gonitwa za wskaźnikami, KPI wyśrubowane pod sam sufit. Niestety nie było to “miejsce do dobrej współpracy”, o którym tak piszesz. Z perspektywy czasu myślę, że za dużo mu poświęciłem.
Ale kończąc moją publiczną psychoterapię chcę powiedzieć,że ciekawie wyglądają te wszystkie dane, które przedstawiłeś w artykule. Są takie dni kiedy faktycznie w pracy czuję się nieproduktywy i jak czytałem rano ten artykuł to pomyślałem o wczrajszym dniu i było prawie tak jak tutaj opisujesz. Przerywanie w pracy, problemy z komunikacja, wielokrotne tłumaczenia, miałem 3 kompletnie bezsensowne spotkania, na których nie powiedziałem ani słowa. A moja lista todo rośnie i rośnie.
Te rady są na tyle proste, przynajmniej tak sie wydaje, że spróbuję przenieśćje do nas. Wprawdzie pracujemy w innej branży, bo to branża spożywcza, ale wydaje mi się, że ze spokojem da sie to wdrozyc.
Dzięki Łukasz. Powodzenia, mam nadzieję, że uda Ci się osiągnąć cel. Gdybym mógł w czymś pomóc daj proszę znać.