Priorytetyzacja zadań – 4 sposoby na ustalanie priorytetów nawet dla trudnych zadań

Ustalanie priorytetów w pracy i w życiu osobistym wydaje się proste, dopóki nie usiądziesz nad listą zadań, w której każda pozycja wygląda na ważną i pilną jednocześnie. Myślę, że znasz ten moment, kiedy patrzysz na swoją listę i nie wiesz, od czego zacząć.

Sposób, w jaki ustalasz swoje priorytety w pracy (i nie tylko), wpływa na powodzenie realizacji zadań i projektów, a także zaangażowanie Twojego zespołu. Właściwa priorytetyzacja to umiejętność, bez której trudno wyobrazić sobie skutecznego lidera, menadżera czy kierownika projektu, niezależnie od branży.

Wyznaczanie priorytetów pomaga także w zarządzaniu poziomem stresu, ponieważ jeśli priorytety są ustawione właściwie, skupiasz się na najważniejszych zadaniach zamiast rozpraszać energię na wszystko naraz. To z kolei zwiększa Twoją produktywność, o której opowiem w osobnym artykule.

Dane dotyczące priorytetyzacji zadań

Kiedy spojrzymy na literaturę i artykuły związane z zarządzaniem zadaniami czy całymi projektami, możemy odnieść wrażenie, że powiedziano już na ten temat wszystko. Nie powinniśmy mieć zatem żadnych problemów z ustalaniem priorytetów.

Jednak dane są nieubłagane i pokazują, że nie jest to tak do końca prosty proces. Mimo świadomości problemu i ogromnej potrzeby realizacji zadań wedle przypisanych im priorytetów nadal:

spędzamy jedynie 40% czasu pracy na naszych głównych zadaniach / realizacji celów.

W dodatku okazuje się, że nawet tego czasu nie wykorzystujemy efektywnie, ponieważ:

aż 41% naszych zadań nigdy nie zostaje ukończonych.

Mało tego, jedynie 20% osób przeprowadza audyt czasu, aby faktycznie sprawdzić swoją produktywność. I co najważniejsze:

85% osób przyznaje, że nie wie, jak ustalać priorytety.

Priorytetyzacja zadań – metody, które działają

Pokażę Ci teraz kilka różnych sposobów na to, jak możesz priorytetyzować zadania, a z których sam korzystam. Właśnie dlatego nie opiszę tutaj metody Effort, Impact czy Must‑haves, Should‑haves, Could‑haves i Won’t‑haves, lecz skupię się jedynie na tych rozwiązaniach, które dadzą Ci natychmiastową ulgę.

Statystyki dotyczące zarządzania sobą w czasie pokazują, że aż 88% osób, które nie wyznaczają celów, nie osiąga wyników w swojej pracy.

Niezależnie od tego, z której metody będziesz korzystać, zanim zaczniesz ustalać priorytety, usiądź i zastanów się nad swoimi terminami, zasobami, jakie posiadasz, i konsekwencjami, które mogą się wydarzyć, jeśli ustalasz priorytety źle lub nie robisz tego w ogóle.

Pamiętaj też o zasadzie Pareto mówiącej, że spośród rzeczy, które robisz w ciągu dnia, tylko 20% daje 80% Twoich wyników.

Uporządkowana priorytetyzacja zadań w pracy

Uporządkowana priorytetyzacja to podejście dla osób, które lubią porządek oraz pełną kontrolę nad tym, co robią. Pomaga uporządkować duże ilości skomplikowanych zadań.

Według jednego z badań 28% osób stosujących technikę “radzę sobie z tym, co nadejdzie” uważa, że ich praca nigdy nie jest pod kontrolą.

Metoda, z której często korzystam, składa się z kilku rozbudowanych kroków.

Wypisz wszystkie zadania

Zbierz wszystkie swoje zadania do jednej listy (najlepiej w formie tablicy Kanban). Tablica może składać się z kolumn takich jak:

• Do przejrzenia / Nowe – tutaj wrzucasz wszystkie swoje zadania
• Pilne
• Ważne
• Mniej ważne
• W trakcie
• Usunięte (z opisem dlaczego, żebyś na przyszłość nie zapomniał)
• Oddelegowane
• Skończone

Podziel zadania na trzy kategorie

Rozdziel zadania z pierwszej kolumny na:

• pilne,
• ważne,
• mniej ważne.

Co istotne, nie ulegaj pokusie, żeby długo leżące rzeczy, które są mniej ważne, stały się tymi zadaniami o wyższym priorytecie.

Oceń wartość zadań z każdej kolumny

Następnym krokiem jest ocena wartości zadań z każdej kolumny pod względem tego, jaki mogą one mieć wpływ na organizację, cel, projekt, produkt lub klienta (do wyboru) oraz jak duży wysiłek będziesz musiał włożyć, by wykonać pracę.

Wyobraź sobie, że jesteś wielkim olbrzymem, który chciałby posprzątać swoje podwórko z zalegających na nim kamieni. Najpierw zacząłbyś od tych dużych. Dzięki temu, że posprzątasz je w pierwszej kolejności, możesz odkryć, że pod nimi leży jeszcze kilka mniejszych, których normalnie byś nie zauważył.

Im większe oddziaływanie na realizację celu ma zadanie, tym większą wartość mu nadajesz, a tym samym wyższy priorytet. Następnie, jeżeli są zadania, które mają taki sam wpływ i wartość, uporządkuj je według szacowanego wysiłku, jaki musisz w nie włożyć, i te najprostsze do wykonania realizuj w pierwszej kolejności (można też odwrotnie, ale tylko, jak masz wysokie morale).

Swoje zadania możesz więc skategoryzować na:

• głazy – zadania o wysokiej wartości, ale wymagające niewielkiego wysiłku do ich wykonania (nie przywiązujmy wagi do tego, że głazy są ciężkie, tutaj są jedynie symbolem),
• kamienie – zadania o wysokiej wartości i wymagające dużego wysiłku,
• kamyki – zadania o niskiej wartości i wymagające niewielkiego wysiłku,
• i ziarenka piasku – niska wartość i duży wysiłek.

Jeżeli jakieś zadanie wymaga kooperacji z innymi, a obecnie nie posiadamy w zespołach osób zdolnych do pracy nad zadaniem o wysokim priorytecie, staje się ono zadaniem o niższej randze.

Zrób ponowny przegląd

Jeżeli zadań na Twojej liście jest dużo, wówczas wszystkie te, które oznaczysz jako piasek, mogą zostać pominięte albo po prostu trafić do kosza.

Oddeleguj to, co inni mogą zrobić za Ciebie lepiej. Nieważne, jak kuszące może się wydawać podejmowanie się każdego zadania, delegowanie części obowiązków w rzeczywistości prowadzi do większej wydajności i pomaga budować zaufanie w zespole. Nie zapomnij tylko, aby przed oddelegowaniem określić priorytet danego zadania. Często spotykam się z tym, że część osób na samym początku przeglądania zadań sprawdza, czy dane zadanie da się oddelegować. Nie jestem fanem tego podejścia, bo kiedy delegujesz bez wcześniejszego określenia priorytetu, rzadko kiedy wracasz później, by jasno powiedzieć, jak ważne z Twojego punktu widzenia to zadanie jest.

Zaplanuj i realizuj zadania

Następnie przechodzimy do planowania. To, co możesz, umieść w swoim kalendarzu tak, by zaplanować dokładnie czas na realizację zadań. Zapewniona przestrzeń na zadanie w ciągu dnia zwiększa Twoją produktywność. Ostatecznie Twoja tablica może wyglądać w taki sposób:

Priorytetyzacja zadań dla lubiących matematykę i arkusze

Znalazłem jakiś czas temu, bardzo fajny artykuł dotyczący tego, jak ułatwić określenie priorytetu zadań, gdy nie jesteś pewien, jak je sklasyfikować. Autor tekstu w głównej mierze odnosi się do prac nad produktami, ale zaproponowane przez niego metody mogą przydać się także w Twojej codziennej pracy. Szczególnie spodobają się tym, którzy nadal do zarządzania swoimi zadaniami korzystają z arkuszy.

Odsetek organizacji korzystających z arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania projektami wynosi 67%.

Wartość dla każdego z zadań bardzo łatwo jest ustalić dzięki tej metodzie. Składa się ona z trzech prostych kroków, podczas których musisz określić:

1. Jakie korzyści dla klienta/produktu ma wykonanie zadania. W tym celu używasz metody punktacji, gdzie X > Y > Z, to np. X = 30, Y = 20, Z = 10 punktów.
   • Natychmiastowa korzyść: X
   • Korzyść krótkoterminowa: Y
   • Korzyść długoterminowa: Z
2. Jaki wpływ na klienta/produkt ma niewykonanie zadania. Podobnie jak wcześniej A > B > C
   • Natychmiastowy wpływ: A
   • Wpływ krótkoterminowy: B
   • Wpływ długoterminowy: C
3. Jaki jest wysiłek związany z wykonaniem zadania. Jest to szczególnie ważne, ponieważ zasoby organizacji są zawsze ograniczone. Aby scharakteryzować nakład pracy, można użyć kategorii P > Q > R:
   • Niski: P
   • Średni: Q
   • Wysoki: R

Po przypisaniu wyniku ilościowego do każdego z elementów wykonujesz działanie:

(X|Y|Z) − (A|B|C) + (P|Q|R)

Zadania, których wynik jest bliższy 0, powinny być realizowane w pierwszej kolejności.

Wygląda to trochę jak matematyka na siłę, ale kiedy stoimy przed tablicą z dwudziestoma zadaniami i każde wydaje się tak samo ważne, taki prosty wzór potrafi pomóc bardziej niż godzinna dyskusja z zespołem.

Priorytetyzacja zadań za pomocą odwróconej kolejności

Metoda ta jest bardzo prosta w swoim działaniu i niesamowicie przystępna. Dzięki niej da się priorytetyzować w zasadzie wszystkie Twoje codzienne działania.

33% osób korzysta z listy rzeczy do zrobienia (to-do), aby zarządzać swoimi zadaniami i sobą w czasie.

Nie jestem przekonany, czy powinniśmy używać tego rozwiązania do bardzo skomplikowanych działań mogących mieć wpływ na całą organizację, ale jeżeli trzymasz swoje zadania na jednej dużej liście, to zdecydowanie pomoże Ci ono w ułożeniu ich kolejności. Jak to działa?

1. Robisz dwie listy. Na pierwszej z nich zapisujesz wszystkie swoje zadania. Druga lista pozostaje pusta.
2. Następnie szukasz na pierwszej liście pozycji, o której wiesz, że (absolutnie) nie zostanie wykonana albo nie możesz jej teraz zrealizować. Po prostu takiej, o której wiesz, że musi poczekać.
3. Zapisujesz tę pozycję na drugiej liście, a z pierwszej się jej pozbywasz.
4. Następnie powtarzasz punkty 2-3, aż pierwsza lista zostanie całkowicie skreślona.
5. Ostatni krok polega na tym, że wszystkie zadania z drugiej listy wykonujesz w odwrotnej niż spisana kolejności.

To pewnie najprostsza metoda priorytetyzacji, jaką znam. Nie sprawdzi się przy planowaniu kwartalnym, ale na poniedziałkowy poranek, kiedy trzeba ogarnąć kilkanaście operacyjnych rzeczy, jest zaskakująco skuteczna.

Priorytetyzacja zadań za pomocą macierzy Eisenhowera

Eisenhower był 34. prezydentem Stanów Zjednoczonych. Sprawował swój urząd przez dwie kadencje w latach 1953‑1961. Był swoistym mistrzem priorytetyzacji i produktywności, ponieważ podczas prezydentury uruchomił programy związane m.in. z:

• powstaniem Internetu (DARPA),
• zdobyciem przestrzeni kosmicznej (NASA),
• systemem kontroli lotów,
• oraz pokojowym wykorzystaniem alternatywnych źródeł energii.

Prezydent mawiał, że:

„To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”.

Natomiast twarde dane z raportów mówią, że:

przeciętny pracownik spędza 51% każdego dnia pracy na zadaniach o niskiej lub zerowej wartości.

Aby odróżniać pilność od ważności, Eisenhower stworzył bardzo prostą macierz.

Jak z niej korzystać? To łatwe.

• Pilne i ważne? Robisz.
• Pilne i nieważne? Delegujesz.
• Niepilne i ważne? Zaplanuj.
• Niepilne i nieważne? Wyrzucasz do kosza.

Masz wiele rzeczy, które są pilne i ważne? Wybierasz jedną, robisz ją i potem robisz następną. Cała filozofia.

Jakby nie patrzeć, większość „pilnych spraw”, z którymi ktoś do nas wpada, okazuje się pilna głównie dlatego, że ktoś o nich zapomniał tydzień temu. Macierz Eisenhowera pomaga to wyłapać, zanim zaczniesz gasić cudze pożary kosztem własnych priorytetów.

Jak priorytetyzować zadania – kilka zasad z praktyki

Niezależnie od wybranej metody, jest kilka rzeczy, które w praktyce pomagają chyba bardziej niż sama technika.

Priorytetyzacji nie robimy w piątek po południu. Zmęczony mózg będzie chciał albo wszystko wyrzucić, albo wszystko oznaczyć jako pilne. Lepiej usiąść nad tym rano, na świeżo, najlepiej na początku tygodnia. I robić to regularnie, bo lista, która była aktualna tydzień temu, dziś może wyglądać zupełnie inaczej.

Najtrudniejsze jest pewnie pogodzenie się z tym, że część rzeczy po prostu nie zostanie zrobiona. Jeśli przez trzy tygodnie nikt zadania nie ruszył i świat się nie zawalił, to jest informacja sama w sobie.

No i zadanie, które nie ma zarezerwowanego czasu w kalendarzu, w praktyce przegra z czymkolwiek, co ten czas ma. Mógłbym długo tak jeszcze wyliczać, ale myślę, że te kilka rzeczy robi największą różnicę.

Priorytetyzacja zadań a produktywność

Nie da się ukryć, że priorytetyzacja zadań wpływa bezpośrednio na Twoją produktywność, a ta z kolei na to, jak radzisz sobie Ty i Twoja organizacja. Jak pokazują badania:

W wyniku wyższego poziomu produktywności pracowników zyski w firmach rosną średnio o 21%.

Firmy potrzebują pracowników, właścicieli i menadżerów, którzy dostarczają dużo wartościowej pracy w określonym czasie. Inaczej nie są w stanie konkurować z innymi, a w dłuższej perspektywie zwyczajnie tracą grunt pod nogami.

Osoby, które nie wiedzą, jak priorytetyzować swoje zadania, spędzają średnio 39% czasu, który poświęcają na ich wykonanie, stresując się z powodu obciążenia pracą.

To bardzo dużo. Dlatego serdecznie namawiam Cię do tego, aby nie czekać i jak najszybciej uporządkować otaczającą Cię rzeczywistość. Żadna z opisanych metod nie jest idealna, ale nawet najprostszy system priorytetyzacji jest lepszy niż żaden, bo pozwala Ci przynajmniej wiedzieć, od czego zacząć.

Źródła i materiały uzupełniające

https://www.proofhub.com/
https://reclaim.ai/blog/
https://www.lifehack.org/
https://www.zippia.com/advice/time-management-statistics/
https://inside.6q.io/
https://goremotely.net/blog/productivity-statistics/