Na rynku nieustannie powiększa się liczba software house’ów, które mają różnorodne osiągnięcia i kuszą swoimi ofertami. Jednak nie każdy z nich będzie odpowiednim dla nas partnerem. Wyboru odpowiedniej firmy nie podejmujmy pochopnie! Określmy najpierw nasze wymagania i potrzeby, przeprowadźmy research i na jego podstawie sprawdźmy wiarygodność organizacji i dopasowanie do naszych wymagań. Dopiero wtedy podejmijmy decyzję o nawiązaniu współpracy z danym software house’m. To bardzo istotny wybór. Pamiętajmy, że rozwój i powodzenie naszego projektu cyfrowego (np. stworzenie aplikacji mobilnej czy webowej) będzie zależało nie tylko od kompetencji i doświadczenia pracowników software house’u, ale także jakości współpracy. Choć wywoła to uśmiech na twarzach, to właśnie „chemia” i wzajemne porozumienie pomiędzy nami (pomysłodawcą) a wykonawcą projektu cyfrowego jest najważniejsze. Powinniśmy stworzyć zgrany duet, być jak stare, dobre małżeństwo. Zły wybór może być poważny w skutkach! Projekt zostanie źle wykonany, ale także stracimy czas, nerwy i kapitał. Zatem, na co zwracać uwagę? Od czego zacząć wybór odpowiedniej firmy? Zapraszamy do lektury krótkiego poradnika.
Zacznijmy od siebie
Poszukiwania zacznijmy od określenia charakteru naszego projektu, a w szczególności odpowiedzmy sobie na pytania dotyczące następujących kwestii:
- Specyfika projektu – jakich kompetencji i specjalizacji wymaga projekt? Jakiej formy współpracy potrzebujemy, doradztwo, a może zrealizowanie całości projektu? Czy nasz projekt wymaga zapewnienia szczególnego poziomu bezpieczeństwa, np. zabezpieczenia danych użytkowników aplikacji?
- Budżet – z jakich źródeł zostanie sfinansowany nasz projekt? Wewnętrznych, a może zewnętrznych? Czy budżet może jeszcze ulec zmianie, czy jest już zamknięty? Jaki jest jego maksymalny, nieprzekraczalny limit?
- Czas – jaki jest deadline wykonania? Czy projekt będzie rozliczany przez stakeholderów (interesariuszy) mogących wstrzymać dopływ gotówki?
Warto dogłębnie zastanowić się nad odpowiedzią na powyższe pytania, ponieważ to właśnie one pozwolą nam określić, jakie kompetencje i umiejętności powinien posiadać poszukiwany software house.
Czas na software house
Po określeniu naszych potrzeb i preferencji przyszedł czas na dogłębny research software house’ów. Zestawienie naszych potrzeb i ofert firm pozwoli na dokonanie wstępnej selekcji i stworzenie listy podmiotów, które będziemy dalej sprawdzać. Dzięki temu wyeliminujemy firmy niemające kompetencji do realizacji projektu, a także niespełniające naszych oczekiwań, aż w końcu znajdziemy „tę jedyną”.
Przyjrzenie się potencjalnym software house’om, które możemy wybrać do współpracy to bardzo ważny etap poszukiwań. Nie pomijajmy go, ani nie traktujmy po macoszemu jako fanaberię! Ten etap przeprowadzony szczegółowo daje prawdopodobieństwo nawiązania owocnej współpracy! Zatem jakie kryteria wyboru zastosować?
Doświadczenie i portfolio to podstawa
Przede wszystkim zwróćmy uwagę na doświadczenie, referencje oraz portfolio software house’u. To wszystko warto sprawdzić jeszcze przed podjęciem jakichkolwiek rozmów. Zacznijmy od weryfikacji, w jakiej dziedzinie dany software house specjalizuje się, jakie projekty realizował, jakie technologie najczęściej wdrażał, czy realizuje/realizował projekty podobne do naszego oraz dla jakich firm pracuje/pracował. Trzeba pamiętać, że software house’y ze względu na podpisane umowy NDA (poufności) nie zawsze mogą pochwalić się swoimi najlepszymi wdrożeniami czy sukcesami. Ponadto trzeba przeanalizować opinie wcześniejszych klientów firmy. Nie bez znaczenia są także nagrody i certyfikaty. Sprawdźmy również sukcesy wśród klientów software house’u, ponieważ ze względu na wspominane powyżej umowy, to właśnie oni dostają nagrody za wdrożenie danego projektu. Poszukując opinii i rekomendacji rzućmy także okiem na fora branżowa i media społecznościowe.
Komunikacja ważna sprawa
Drugi element, który trzeba wziąć pod uwagę to kanały komunikacji. Realizacja projektów cyfrowych wymaga wzmożonej komunikacji. Dobrze jest, jak odbywa się za pomocą kilku kanałów. To praktyczne rozwiązanie pozwalające na szybką wymianę informacji, rozwiązywanie wątpliwości, doprecyzowanie wymagań oraz wspólną pracę w celu wybrania najlepszych rozwiązań. Prowadząc rozmowy z software house’m koniecznie trzeba jak najdokładniej określić oczekiwania dotyczące komunikacji. Zwróćmy uwagę na następujące aspekty: czy szukamy partnera doradzającego w wyborze najlepszych rozwiązań, czy jedynie wykonawcy usługi? Czy pracownicy komunikują się z nami w sposób zrozumiały? Czy są w stanie w prosty dla nas sposób wytłumaczyć stosowane rozwiązania technologiczne, specjalistyczne terminy, wyjaśnić wątpliwości, nakierować nas na dobre rozwiązanie?
Zazwyczaj każdy software house używa narzędzi do zarządzania projektami, np. Basecamp, Kanban Board, Trello, Jira. To właśnie one pozwalają na efektywną wymianę zdań i informacji nie tylko między programistami, ale co ważne między programistami, a nami (klientami). Udana współpraca wymaga komunikacji na bieżąco, wyjaśnienia i odpowiadania na pytania. Oczywiście nie do przecenienia jest także rola klienta, który także nie powinien tygodniami zwlekać z ustosunkowaniem się do jakiegoś zapytania. Jeżeli pasuje nam forma komunikacji przyjęta przez software house to, istnieje bardzo duża szansa, że współpraca będzie satysfakcjonująca.
Przede wszystkim warto wyciągnąć wnioski po pierwszym kontakcie telefonicznym. Zastanówmy się, czy po prostu dobrze nam się rozmawiało. Czy człowiek, z którym rozmawialiśmy odpowiadał na nasze pytania w sposób zrozumiały? Czy wypowiadał się w sposób logiczny? Czy był zaangażowany w rozmowę z nami, czy po prostu chciał się nas pozbyć? W przypadku pierwszego kontaktu przez e-mail zwróćmy uwagę na szybkość informacji zwrotnej, a także udzielenie odpowiedzi na wszystkie zadane przez nas pytania. Jeżeli nie uzyskujemy odpowiedzi na zadawane pytania albo z dużym opóźnieniem to zrezygnujmy ze współpracy z tym podmiotem, bo to nie wróży dobrze dla naszego projektu.
Spotkanie – daje dużo do myślenia!
Bardzo ważne jest spotkanie z przedstawicielem software house’u (nawet na Skypie). Przede wszystkim będziemy mogli przekonać się jak jesteśmy traktowani jako klienci, jakie jest do nas podejście. Po takim spotkaniu będziemy wiedzieli, czy zostaliśmy potraktowani indywidualnie, czy jako kolejny klient masówki. Czy pracownicy byli przygotowani do rozmowy z nami? Przykładowo może zostanie nam przedstawiona prezentacja, która przybliży nam w jaki sposób firma wytwarza oprogramowanie. A może przedstawią jakieś rozwiązania dotyczące naszego produktu.
Jeżeli pracownicy potrudzą się o materiały opracowane specjalnie dla nas to dobra oznaka zaangażowania i poważnego traktowania. Pamiętajmy też, że drobiazgi powinny nam dużo powiedzieć o przyszłej współpracy z danym podmiotem. Dobrze o firmie świadczy przygotowanie agendy spotkania czy e-mail podsumowujący ustalenia wysłany po spotkaniu. Zwróćmy także uwagę na przejmowanie inicjatywy przez pracowników software house’u, np. poprzez zadawanie dodatkowych pytań mających za zadanie zrozumienie naszych oczekiwań.
Te wszystkie niuanse mogą nam pokazać, czy dany podmiot jest odpowiedzialny, zorganizowany i poważnie podchodzi do swojej pracy. Sposób prowadzenia rozmów, stopień zrozumienia może nam już dużo powiedzieć o potencjalnej współpracy.
Zespół ma znaczenie
Kolejny ważny element to pracownicy firmy. To przecież oni tworzą daną firmę. O zespole można poczytać na stronie internetowej firmy, ale także prześledzić social media. Jakby nie patrzeć większe szanse powodzenia ma projekt wykonywany przez doświadczonych specjalistów, pracujących w miłej atmosferze i po prostu lubiących swoją pracę. Poznajmy project managera i dowiedzmy się kto mógłby prowadzić nasz projekt. Sprawdźmy, czy mamy z nim wspólny język. Przecież to on będzie odpowiadał za powodzenie naszego projektu. Dopytajmy się także kto, będzie w składzie teamu projektowego. Poznajmy doświadczenie tych pracowników, dowiedzmy się, od kiedy pracują razem, za co każdy z nich będzie odpowiadał, poprośmy o przykład ich wspólnej realizacji. Poszukajmy informacji o tych osobach w sieci, np. na forach biznesowych. To nie mogą być przypadkowe osoby. Pamiętajmy, że podejście zespołu do naszego projektu jest kluczowe. Oczywiście nie chodzi o obiecywanie przysłowiowych „gruszek na wierzbie” i nieustanne potakiwanie, ale o zrozumienie naszego celu i wymagań oraz wykazanie znajomości tematyki.
Przejrzystość
Kolejny ważny element podczas wyboru software house’u to przejrzystość dotyczącą kosztorysu i prac wykonanych w jego zakresie. Na co zwrócić uwagę? Przede wszystkim na dokładność przedstawionej. Koniecznie także przeanalizujmy czy w przedstawionym kosztorysie jest wzmianka o kosztach wprowadzania zmian funkcjonalnych. Ponadto powinna być także określona waluta, w jakiej będziemy płacić.
Prześwietlamy software house
Warto także przyjrzeć się potencjalnemu ryzyku podjęcia współpracy z software house’m. Prześledźmy ich klientów, porozmawiajmy z nimi, sprawdźmy ich referencje . Często jest tak, że wybierając software house, będziemy mogli zadzwonić do poprzedniego klienta i spytać go jak się pracowało z daną firmą. Przekazując nasz projekt cyfrowy do realizacji, musimy mieć pewność, że firma ma stabilną sytuację i nie zniknie nagle z rynku, a także jej jakieś wewnętrzne problemy nie odbiją się na naszym projekcie.
Błędy, błędy, błędy
Niestety podczas poszukiwania odpowiedniego software house’u popełniamy masę błędów, które zwiększają prawdopodobieństwo niepowodzenia naszego projektu. Warto się im przyjrzeć i wyeliminować.
Wielu z nas podczas poszukiwania niepotrzebnie kieruje się lokalizacją, przez co zawęża grono potencjalnych firm. Obecnie odległość nie stanowi już problemu, a dobre software hous’y posiadają w swoich portfoliach, nawet zagranicznych klientów. Ponadto niewłaściwe jest kierowanie się wyłącznie ceną. Stworzenie oprogramowania to niełatwe zadanie, z tego względu jego koszt jest dość wysoki. Naszą czujność powinna wzbudzić niska stawka, a także kosztorys dostarczony po podaniu przez nas niewielu informacji. Kolejny błąd to oczekiwanie bardzo szybkiego dostarczenia aplikacji. Musimy sobie zdać sprawę, że realizacja projektu cyfrowego wymaga analizy i zaplanowania działań. Zazwyczaj te realizowane szybko, wymagają poprawek.
Przechodzimy do współpracy
Wstępnie wybraliśmy już firmę, z którą nawiążemy współpracę i chcielibyśmy uzyskać wycenę naszego projektu. Jakie informacje powinniśmy dostarczyć software house’owi? Trzeba pamiętać, że od ich ilości i jakości uzależniona jest dokładność wyceny. Ponadto są one bazą do opracowania specyfikacji funkcjonalnej aplikacji, która przedstawia jej cechy i funkcjonalność.
Jakie informacje powinniśmy przekazać do firmy w celu uzyskania wyceny, jeżeli nie posiadamy jeszcze specyfikacji? W głównej mierze zależą od tego, czy chcemy ulepszyć już istniejącą aplikacje, czy stworzyć nową. Poniżej przedstawiamy małą ściągawkę informacji, które powinniśmy uwzględnić w zapytaniu ofertowym. Naszym przykładowym produktem niech będzie aplikacja mobilna. W takiej sytuacji powinniśmy dostarczyć odpowiedzi na następujące pytania:
- Jaki jest podstawowy cel danej aplikacji? Kto stanowi jej grupę docelową?
- Czy jest opracowana specyfikacja albo brief funkcjonalny dla tej aplikacji?
- Na jaką platformę/platformy ma zostać wdrożony gotowy produkt?
- Na jakie urządzenia ma być dostosowana aplikacja do zainstalowania? Smartfon czy może także tablet?
- Jaki jest zakres naszego projektu cyfrowego? Czy tylko część mobilna, czy także webowa? Czy w kosztorysie trzeba uwzględnić przygotowanie projektu graficznego, czy może mamy już szkice ekranów? Czy chcemy mieć panel CMS przeznaczony do zarządzania treścią?
- Czy mamy określony budżet na wdrożenie tej aplikacji?
- Jaki termin realizacji preferujemy?
Takie informacje stanowią bazę do przygotowania wyceny. Oczywiście projekt manager lub new business deweloper może nam zadać szereg dodatkowych pytań.
Specyfikacja funkcjonalna – czarna magia?
Specyfikacja funkcjonalna to bardzo ważny dokument, któremu warto się przyjrzeć. To ona określa zakres działania, a jej dokładne przygotowanie ułatwia późniejszą współpracę. Co, więc powinno się w niej znaleźć? Przede wszystkim opis projektu, a w nim przedstawiony cel, zakres i wyraźne określenie, kto i za co odpowiada. Kolejny ważny element to wymagania techniczne, a dokładnie określenie platform i systemów, na jakie jest przeznaczona, integracji, z jakich korzysta, a także formy komunikacji między frontendem, a backendem. Musi także przedstawiać funkcje aplikacji, a także czemu mają one służyć oraz jakie informacje będą zawierać.
Możemy również dostarczyć software house’owi gotowy taki dokument. Pamiętajmy, że specyfikacja i umowa stanowią podstawę współpracy.
Podsumowanie
Mam nadzieję, że nasz krótki poradnik przybliży kryteria wyboru software house’u. Na rynku jest wiele podmiotów oferujących usługi cyfrowe, ale często współpraca z nimi okazuje się dla nas niesatysfakcjonująca. Z tego względu przeprowadźmy dogłębną selekcję firm i upewnijmy się, że wybraliśmy podmiot najlepiej dostosowany do naszych potrzeb. Software house musi niczym puzzle pasować do całej naszej układanki. Powodzenia!
